10th EWHN Conference for labour & occupational health and safety representatives and professionals
“Workers finding a voice in a new Europe"
Friday September 29th to Sunday October 1st 2006, 
Baltic Beach Hotel, Majori, Jurmula, 
Latvia

Conference Report

 

 

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Conference program

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Info meeting 19

10th European Work Hazards Network Conference 2006

29th September – 1st October 2006; Baltic Beach Hotel, Jurmala, Latvia

Info Meeting 19:

Presentation ARGUS Media

Operational CMS Systems for Occupational Health and Safety Management:
The example of ARGUS:Media at the Helmholtz Gemeinschaft (HGF)


The Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren (HGF)

The Helmholtz-Gemeinschaft (HGF) is an organization of German research centers. Having 24.000 employees and an annual budget of 2,2 billion Euro, it is one of Germanys largest scientific organizations. 15 legally independent research centers working in technological and biomedical areas of science belong to the HGF.

The works councils of the Helmholtz-Gemeinschaft, together with those of the three other non-university research organisations (Fraunhofer-Gesellschaft, Max-Planck-Gesellschaft und Wissenschaftsgemeinschaft Gottfried Wilhelm Leibniz) comprise the working group of the operating and personnel councils of the non-university research establishments (AGBR). Important goals are: Organizing the exchange of information and experience among the shop and staff councils; developing research-political statements. A committee of the AGBR is named ARGUS and addresses questions of occupational health, safety and environment (OHSE).

Together with safety engineers and specialists and their committees a Helmholtz-wide CMS carrying the Logo ARGUS:Media is being developed.


Since many years, the works and staff councils in the non-university research, together with safety engineers and specialists, have been involved with the question how the manifold content-related and organizational tasks of OHSE can be integrated systematically into the structures and processes of the legally independent research centers and how coordination can be improved.

We are investigating how to put this integration into practice in most reasonable and effective way, we search for where to focus, and for structures and tools useful in these efforts.
Professional information as well as communication and management tools should be available where the decisions about arrangements are made: at the specialist departments, the staff departments and the responsible boards.

We pursue the following general goals:

  • improving occupational health, safety and environmental protection

  • prevention as a priority goal

  • encouraging participation of everyone involved

  • increasing motivation

  • increasing transparency

Initial Situation: The same problems as everywhere

With frequently changing international staff (temporary jobs for several reasons), tasks competencies and permissions often are not specified clearly. Cooperation and communication is not sufficiently organized. Need for training is only partially determined and satisfied.

If highly qualified scientific and technological personnel want to solve problems of leading-edge research, it is not OHSE matters which automatically and naturally become focus of concerns, but the research goal or the development of a prototype. Therefore, integration of OHSE into workflow is a main concern of everyone involved.


Necessities

It was recognized early that in the HGF with its manifold areas of research a systematic OHSE management is of great importance. The differing tasks, size and structure of the various research centers entail very different levels and systems of OHSE management. We realized that it was necessary to improve the situation by mutually learning from the strengths of the respective centers and by bringing the materials and tools used into line with each other. We put this into action in our joint committees.

This led to the idea of jointly using electronic media as tools and developing an own internet rsp. intranet based information and communication system, since the legally independent research centers use different CMS which often are incompatible to each other.

Therefore the participants started working on a CMS tailored to the special needs of the people involved in OHSE management.

What is special about this concept? There is to be a central CMS for contents common to the level of the Helmholtz community and its boards. Moreover, each of the 15 research centers gets an identical CMS which can be modified and administered according to their own needs and can seamlessly be integrated into the look and feel of their own website. By this way, recognition and acceptance are enhanced.

Development: User-oriented

Elements of a requirements specification were compiled at three workshops with safety specialists, works and staff council members and external experts. They were adjusted for feasibility with the programmer.

The following essential elements resulted from this discussion:

WYSIWYG: What you see is what you get. Every change in contents and structure of a page is immediately visible and given proper authorization - published.

Multi-language ability (English, German, Russian, Swedish ...) Adding more languages in the future is possible.

User and document groups: Rights management by user groups with the possibility of giving single users reading and writing permission in several user groups

Protocol function: Change history of documents is visible (similar to Wikipedia).

ARGUS:media is made of modules. Among the standard modules are:

Fade-in help texts, E-Learning components, feedback functions to comment on contents and an intelligent processing of long documents into paginated multi-page documents. There is a work flow for adding new documents which may demand authorization from supervising persons. Moreover the system permits to import and export document sections between the various facilities, thus avoiding double work and redundancies. Full-text search, also for Word and PDF documents, as well as a newsletter function for single users and user groups completes the CMS. Having equal CMS systems throughout the Helmholtz community allows importing entire structured and edited parts from the central data pool.


Internal and external specialized information online

Integrating professional databases (e.g. UB Media, WEKA) doesn't only simplify the updating of the special information but also the communication of the operational participants with each other. Presently, at one of the research centers, the Institute for Heavy Ion Research (GSI) in Darmstadt, one scientific department is involved with developing informational and instructional tools for foreign scientists as part of the ARGUS:media project.

Advantages

We'd like to point out that the system is under the sole administration of the works and staff councils as well as the participants in OHSE management. The frequently occurring system administrator’s bottleneck is avoided. There is an own access management. Training and education are provided autonomously. Expenses are reduced by jointly using paid commercial databases. In addition to that, participants don't need any programming knowledge to be able to use the system effectively.

Summary of the advantages:

Helpful in obtaining and managing special information and in implementing a systematic OHSE management.

Development and distribution of the ARGUS:Media system by acknowledged expert committees results in good acceptance and readiness to use it, since the information and tools are developed, supplied and enhanced in tight coordination with the users.

In an early phase the project was presented to and promoted by the BG Feinmechanik und Elektrotechnik, which is responsible for some of the research centers. Two workshops to this purpose were hold at the Linowsee training center.

The presentation elucidates the system as well as the institutional and operational proceeding.


Darmstadt, 30.9.2006
Andreas Schlossarek
GSI-Darmstadt - BR

10th European Work Hazards Network Conference 2006

29th September – 1st October 2006; Baltic Beach Hotel, Jurmala, Latvia

Info Meeting 19:

Präsentation ARGUS Media

Betriebliche CMS-Systeme für das Arbeitsschutzmanagement

am Beispiel ARGUS:Media bei der Helmholtzgemeinschaft (HGF)



Die Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren (HGF) ist mit 24 000 Beschäftigten und einem Jahresbudget von 2,2 Mrd. Euro Deutschlands größte Wissenschaftsorganisation mit 15 rechtlich selbständigen naturwissenschaftlich- technisch und biologisch-medizinisch arbeitenden Forschungszentren.

Ihr Betriebsrat bildet - gemeinsam mit Betriebsräten der drei anderen außeruniversitären Forschungsorganisationen (Fraunhofer-Gesellschaft, Max-Planck-Gesellschaft und Wissenschaftsgemeinschaft Gottfried Wilhelm Leibniz) - die ›Arbeitsgemeinschaft der Betriebs- und Personalräte der außeruniversitären Forschungseinrichtungen‹ (AGBR).

Wesentliche Ziele sind die Organisation des Informations- und Erfahrungsaustausches der Betriebs- und Personalräte und die Erarbeitung von forschungspolitischen Stellungnahmen. Ein Ausschuss des AGBR trägt den Namen ARGUS und beschäftigt sich mit den Fragen des Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzes.

Gemeinsam mit den Sicherheitsingenieuren und -fachkräften und deren Gremien wird derzeit ein HGF-weites CMS System unter dem Logo ARGUS:media entwickelt.

Die Betriebs- und Personalräte in der außeruniversitären Forschung beschäftigen sich seit vielen Jahren gemeinsam mit den Sicherheitsingenieuren und – fachkräften mit der Frage, wie die vielgestaltigen inhaltlichen und organisatorischen Aufgaben im Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz systematisch in Strukturen und Prozessen der rechtlich selbständigen Forschungszentren eingebunden und besser koordiniert werden können.

Wir suchen nach Wegen, diese Integration auf möglichst sinnvolle und wirksame Weise in die Praxis umzusetzen, wir untersuchen, worauf es die Anstrengungen zu fokussieren gilt, und wir suchen nach Strukturen und Werkzeugen, die dabei von Nutzen sind. Die Fachinformation soll ebenso wie die Kommunikations- und Organisationstools dort zur Verfügung stehen, wo die Entscheidungen über die Maßnahmen getroffen werden – in den Fachabteilungen, den Stabsabteilungen und den zuständigen Gremien.


Dabei verfolgen wir folgende allgemeine Ziele:

Verbesserung des betrieblichen Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutzes

Prävention als vorrangiges Ziel

Förderung der Einbindung aller Beteiligten

Erhöhung der Motivation

Erhöhung der Transparenz


Ausgangslage: Probleme wie überall

Bei z.T. häufig wechselndem, internationalem Personal (temp. Beschäftigung aus div. Gründen) sind

Aufgaben, Zuständigkeiten und Befugnisse der Führungskräfte und Funktionsträger oft nicht eindeutig geklärt

Kooperation und Kommunikation unzureichend geregelt

Schulungsbedarf oft nur zum Teil ermittelt und abgedeckt


Wenn hochqualifiziertes wissenschaftlich-technisches Personal Aufgaben der Spitzenforschung z.T. mit Hilfe von bisher unbekannten Geräten und Methoden lösen will, so ist der Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz nicht automatisch und selbstverständlich im Mittelpunkt des Interesses – sondern das Forschungsergebnis oder die Prototypentwicklung.

Deshalb ist die Einbindung vom Standpunkt des AGU-Schutzes in die betrieblichen Prozesse ein zentrales Anlie

10th European Work Hazards Network Conference 2006

29th September – 1st October 2006; Baltic Beach Hotel, Jurmala, Latvia

Info Meeting 19:

Präsentation ARGUS Media

Betriebliche CMS-Systeme für das Arbeitsschutzmanagement

am Beispiel ARGUS:Media bei der Helmholtzgemeinschaft (HGF)



Die Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren (HGF) ist mit 24 000 Beschäftigten und einem Jahresbudget von 2,2 Mrd. Euro Deutschlands größte Wissenschaftsorganisation mit 15 rechtlich selbständigen naturwissenschaftlich- technisch und biologisch-medizinisch arbeitenden Forschungszentren.

Ihr Betriebsrat bildet - gemeinsam mit Betriebsräten der drei anderen außeruniversitären Forschungsorganisationen (Fraunhofer-Gesellschaft, Max-Planck-Gesellschaft und Wissenschaftsgemeinschaft Gottfried Wilhelm Leibniz) - die ›Arbeitsgemeinschaft der Betriebs- und Personalräte der außeruniversitären Forschungseinrichtungen‹ (AGBR).

Wesentliche Ziele sind die Organisation des Informations- und Erfahrungsaustausches der Betriebs- und Personalräte und die Erarbeitung von forschungspolitischen Stellungnahmen. Ein Ausschuss des AGBR trägt den Namen ARGUS und beschäftigt sich mit den Fragen des Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzes.

Gemeinsam mit den Sicherheitsingenieuren und -fachkräften und deren Gremien wird derzeit ein HGF-weites CMS System unter dem Logo ARGUS:media entwickelt.

Die Betriebs- und Personalräte in der außeruniversitären Forschung beschäftigen sich seit vielen Jahren gemeinsam mit den Sicherheitsingenieuren und – fachkräften mit der Frage, wie die vielgestaltigen inhaltlichen und organisatorischen Aufgaben im Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz systematisch in Strukturen und Prozessen der rechtlich selbständigen Forschungszentren eingebunden und besser koordiniert werden können.

Wir suchen nach Wegen, diese Integration auf möglichst sinnvolle und wirksame Weise in die Praxis umzusetzen, wir untersuchen, worauf es die Anstrengungen zu fokussieren gilt, und wir suchen nach Strukturen und Werkzeugen, die dabei von Nutzen sind. Die Fachinformation soll ebenso wie die Kommunikations- und Organisationstools dort zur Verfügung stehen, wo die Entscheidungen über die Maßnahmen getroffen werden – in den Fachabteilungen, den Stabsabteilungen und den zuständigen Gremien.


Dabei verfolgen wir folgende allgemeine Ziele:

Verbesserung des betrieblichen Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutzes

Prävention als vorrangiges Ziel

Förderung der Einbindung aller Beteiligten

Erhöhung der Motivation

Erhöhung der Transparenz


Ausgangslage: Probleme wie überall

Bei z.T. häufig wechselndem, internationalem Personal (temp. Beschäftigung aus div. Gründen) sind

Aufgaben, Zuständigkeiten und Befugnisse der Führungskräfte und Funktionsträger oft nicht eindeutig geklärt

Kooperation und Kommunikation unzureichend geregelt

Schulungsbedarf oft nur zum Teil ermittelt und abgedeckt


Wenn hochqualifiziertes wissenschaftlich-technisches Personal Aufgaben der Spitzenforschung z.T. mit Hilfe von bisher unbekannten Geräten und Methoden lösen will, so ist der Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz nicht automatisch und selbstverständlich im Mittelpunkt des Interesses – sondern das Forschungsergebnis oder die Prototypentwicklung.

Deshalb ist die Einbindung vom Standpunkt des AGU-Schutzes in die betrieblichen Prozesse ein zentrales Anliegen aller Akteure.


Notwendigkeiten

Schon früh wurde erkannt, dass in der HGF mit ihren vielfältigen Forschungsaktivitäten ein systematisches Arbeits-, Gesundheits- und Umweltmanagement von großer Bedeutung ist. Die unterschiedliche Aufgabenstellung, Größe und Struktur der Forschungszentren bringen es mit sich, dass das Niveau und die Systematik im ASM sehr unterschiedlich sind.

Die Verbesserung der Situation durch gegenseitiges Lernen von den Stärken in den jeweiligen Zentren und Angleichung der verwendeten Materialien und Werkzeugen wurde als notwendig erkannt und in gemeinsamen Gremien praktiziert. Dies führte zu dem Gedanken, sich gemeinsam elektronischer Medien als Hilfsmittel zu bedienen und ein eigenes inter- bzw. intranetgestütztes Informations- und Kommunikationssystem zu entwickeln, da in den rechtlich selbstständigen Forschungszentren unterschiedliche CMS vorhanden und diese oft nicht miteinander kompatibel sind.

Deshalb machten sich die Akteure an die Arbeit der Entwicklung eines auf die speziellen Bedürfnisse der betrieblichen Akteure im Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz abgestimmten Content-Management-Systems.

Das besondere an diesem Konzept: Es soll ein zentrales CMS für die gemeinsamen Inhalte auf der Ebene der Helmholtz-Gemeinschaft und ihren entsprechenden Gremien geben. Jedes der 15 Forschungszentren erhält darüber hinaus ein baugleiches, aber nach eigenen Bedürfnissen modifizier- und verwaltbares CMS, das nahtlos in den ›look and feel‹ der zentreneigenen Website integriert werden kann, Wiedererkennung und Akzeptanz sind dadurch erleichtert.


Entwicklung: Anwenderorientiert

Bestandteile eines ›Pflichtenheftes‹ wurden auf drei Workshops mit Sicherheitsfachkräften, Betriebs-/Personalräten und externen Fachleuten erarbeitet und mit dem Programmierer auf Machbarkeit abgestimmt. Ergebnis der Diskussion waren folgende wesentliche Bestandteile:

WYSIWYG: What you see is what you get. Alle Veränderungen an Inhalt und Struktur einer Seite werden sofort sichtbar und – notwendige Rechte vorausgesetzt – freigeschaltet

Mehrsprachigkeit (englisch, deutsch, russisch, schwedisch ..) mit der Option, zukünftig weitere Sprachen zu integrieren

Anwender- und Dokumentengruppen: Rechteverwaltung über Anwendergruppen mit der Möglichkeit, einzelnen Anwendern Lese- und Schreibrechte in mehreren Anwendergruppen zu gestatten

Protokollfunktionen: Die Bearbeitungsgeschichte von Dokumenten ist (analog Wikipedia) nach außen hin sichtbar


ARGUS:media ist modular aufgebaut. Zu den Standardmodulen gehören einblendbare Hilfetexte, E-Learning-Komponenten, Feedback-Funktionen zum Kommentieren von Inhalten und ein intelligentes Umwandeln von langen Dokumenten in neu paginierte mehrseitige Dokumente. Ein ›Workflow‹ regelt das Einstellen neuer Dokumente und kann eine Freigabe von ›Kontrollpersonen‹ verlangen. Zudem erlaubt das System, themenbezogene Abschnitte zwischen den verschiedenen Einrichtungen zu importieren und exportieren, so dass doppelte Arbeit und Redundanzen vermieden werden können. Eine Volltextsuche auch auf hinterlegte Word- und PDF-Dateien sowie eine Rundbrieffunktion für Einzelanwender und Anwendergruppen runden das CMS ab.

Die Gleichheit der CMS-Systeme auf der Ebene der Helmholtz-Gemeinschaft ermöglicht zudem den Import ganzer, strukturierter und redaktionell bearbeiteter Teile vom zentralen Datenpool.


Interne und externe Fachinformation online


Die Einbindung von professionellen Fachdatenbanken (z.B. UB Media, WEKA u.a.) erleichtert nicht nur die Aktualisierung der Fachinformation sondern auch die Verständigung der betrieblichen Akteure untereinander. In einem der Forschungszentren, der Gesellschaft für Schwerionenforschung (GSI) in Darmstadt ist zurzeit z.B. eine wissenschaftliche Abteilung der GSI dabei, innerhalb des ARGUS:media-Projektes Werkzeuge für Informations- und Unterweisungsprozeduren für ausländische Wissenschaftler/innen zu entwickeln.


Pluspunkte

Positiv beim ARGUS:media-Projekt hervorzuheben ist die hoheitliche Verwaltung des Informations- und Kommunikationssystems durch die Betriebs- und Personalräte sowie die beteiligten Akteure im Bereich von Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz. Der oftmals vorhandene Flaschenhals der Systemverwalter ist umgangen, eine eigene Zugriffsverwaltung realisiert. Schulungen und Qualifikation werden autonom vorgenommen, Kosteneinsparungen ergeben sich über die gemeinsame Nutzung kommerziell zugekaufter Fachdatenbanken. Und, alle Anwender/innen benötigen keinerlei Programmierkenntnisse, um mit dem System effektiv arbeiten zu können.


Die Vorteile zusammengefasst:

hilft bei der Beschaffung und Verwaltung von Fachinformation und der Realisierung eines systematischen AGU-Managements

Fachinformation für alle Mitarbeiter online

externe Fachinfo HGF-weit ständig aktuell

zielgenaue Info über spez. Fachgebiete

Reduzierung der Informations-Flut

ersetzt Loseblatt- und CD-Sammlungen

professionelle Unterweisungen als Vorlagen (editierbar!)

e-learning und ASM-fähig

ermöglicht jedem Forschungszentrum eine angepasste Lösung unter einem Dach mit eigener "corporate identity"

Begehungen organisieren + verwalten

Flexibilität: Betriebsspezifische Abläufe können berücksichtigt werden

Beste Praxis-Lösungen einbaubar

Ausschussarbeit organisieren + verwalten

Feinstufige Anwenderverwaltung: "Jeder sieht nur, was er darf"

hebt die Qualität und spart Zeit und Geld


Die Erarbeitung und Verbreitung des ARGUS:Media Systems durch die anerkannten betrieblichen Fachgremien führt zu einer guten Akzeptanz und Nutzung, da die Informationen und die Werkzeuge in enger Abstimmung mit den Nutzern erarbeitet, beschafft und weiterentwickelt werden.

In ei

10th European Work Hazards Network Conference 2006

29th September – 1st October 2006; Baltic Beach Hotel, Jurmala, Latvia

Info Meeting 19:

Präsentation ARGUS Media

Betriebliche CMS-Systeme für das Arbeitsschutzmanagement

am Beispiel ARGUS:Media bei der Helmholtzgemeinschaft (HGF)



Die Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren (HGF) ist mit 24 000 Beschäftigten und einem Jahresbudget von 2,2 Mrd. Euro Deutschlands größte Wissenschaftsorganisation mit 15 rechtlich selbständigen naturwissenschaftlich- technisch und biologisch-medizinisch arbeitenden Forschungszentren.

Ihr Betriebsrat bildet - gemeinsam mit Betriebsräten der drei anderen außeruniversitären Forschungsorganisationen (Fraunhofer-Gesellschaft, Max-Planck-Gesellschaft und Wissenschaftsgemeinschaft Gottfried Wilhelm Leibniz) - die ›Arbeitsgemeinschaft der Betriebs- und Personalräte der außeruniversitären Forschungseinrichtungen‹ (AGBR).

Wesentliche Ziele sind die Organisation des Informations- und Erfahrungsaustausches der Betriebs- und Personalräte und die Erarbeitung von forschungspolitischen Stellungnahmen. Ein Ausschuss des AGBR trägt den Namen ARGUS und beschäftigt sich mit den Fragen des Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzes.

Gemeinsam mit den Sicherheitsingenieuren und -fachkräften und deren Gremien wird derzeit ein HGF-weites CMS System unter dem Logo ARGUS:media entwickelt.

Die Betriebs- und Personalräte in der außeruniversitären Forschung beschäftigen sich seit vielen Jahren gemeinsam mit den Sicherheitsingenieuren und – fachkräften mit der Frage, wie die vielgestaltigen inhaltlichen und organisatorischen Aufgaben im Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz systematisch in Strukturen und Prozessen der rechtlich selbständigen Forschungszentren eingebunden und besser koordiniert werden können.

Wir suchen nach Wegen, diese Integration auf möglichst sinnvolle und wirksame Weise in die Praxis umzusetzen, wir untersuchen, worauf es die Anstrengungen zu fokussieren gilt, und wir suchen nach Strukturen und Werkzeugen, die dabei von Nutzen sind. Die Fachinformation soll ebenso wie die Kommunikations- und Organisationstools dort zur Verfügung stehen, wo die Entscheidungen über die Maßnahmen getroffen werden – in den Fachabteilungen, den Stabsabteilungen und den zuständigen Gremien.


Dabei verfolgen wir folgende allgemeine Ziele:

Verbesserung des betrieblichen Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutzes

Prävention als vorrangiges Ziel

Förderung der Einbindung aller Beteiligten

Erhöhung der Motivation

Erhöhung der Transparenz


Ausgangslage: Probleme wie überall

Bei z.T. häufig wechselndem, internationalem Personal (temp. Beschäftigung aus div. Gründen) sind

Aufgaben, Zuständigkeiten und Befugnisse der Führungskräfte und Funktionsträger oft nicht eindeutig geklärt

Kooperation und Kommunikation unzureichend geregelt

Schulungsbedarf oft nur zum Teil ermittelt und abgedeckt


Wenn hochqualifiziertes wissenschaftlich-technisches Personal Aufgaben der Spitzenforschung z.T. mit Hilfe von bisher unbekannten Geräten und Methoden lösen will, so ist der Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz nicht automatisch und selbstverständlich im Mittelpunkt des Interesses – sondern das Forschungsergebnis oder die Prototypentwicklung.

Deshalb ist die Einbindung vom Standpunkt des AGU-Schutzes in die betrieblichen Prozesse ein zentrales Anliegen aller Akteure.


Notwendigkeiten

Schon früh wurde erkannt, dass in der HGF mit ihren vielfältigen Forschungsaktivitäten ein systematisches Arbeits-, Gesundheits- und Umweltmanagement von großer Bedeutung ist. Die unterschiedliche Aufgabenstellung, Größe und Struktur der Forschungszentren bringen es mit sich, dass das Niveau und die Systematik im ASM sehr unterschiedlich sind.

Die Verbesserung der Situation durch gegenseitiges Lernen von den Stärken in den jeweiligen Zentren und Angleichung der verwendeten Materialien und Werkzeugen wurde als notwendig erkannt und in gemeinsamen Gremien praktiziert. Dies führte zu dem Gedanken, sich gemeinsam elektronischer Medien als Hilfsmittel zu bedienen und ein eigenes inter- bzw. intranetgestütztes Informations- und Kommunikationssystem zu entwickeln, da in den rechtlich selbstständigen Forschungszentren unterschiedliche CMS vorhanden und diese oft nicht miteinander kompatibel sind.

Deshalb machten sich die Akteure an die Arbeit der Entwicklung eines auf die speziellen Bedürfnisse der betrieblichen Akteure im Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz abgestimmten Content-Management-Systems.

Das besondere an diesem Konzept: Es soll ein zentrales CMS für die gemeinsamen Inhalte auf der Ebene der Helmholtz-Gemeinschaft und ihren entsprechenden Gremien geben. Jedes der 15 Forschungszentren erhält darüber hinaus ein baugleiches, aber nach eigenen Bedürfnissen modifizier- und verwaltbares CMS, das nahtlos in den ›look and feel‹ der zentreneigenen Website integriert werden kann, Wiedererkennung und Akzeptanz sind dadurch erleichtert.


Entwicklung: Anwenderorientiert

Bestandteile eines ›Pflichtenheftes‹ wurden auf drei Workshops mit Sicherheitsfachkräften, Betriebs-/Personalräten und externen Fachleuten erarbeitet und mit dem Programmierer auf Machbarkeit abgestimmt. Ergebnis der Diskussion waren folgende wesentliche Bestandteile:

WYSIWYG: What you see is what you get. Alle Veränderungen an Inhalt und Struktur einer Seite werden sofort sichtbar und – notwendige Rechte vorausgesetzt – freigeschaltet

Mehrsprachigkeit (englisch, deutsch, russisch, schwedisch ..) mit der Option, zukünftig weitere Sprachen zu integrieren

Anwender- und Dokumentengruppen: Rechteverwaltung über Anwendergruppen mit der Möglichkeit, einzelnen Anwendern Lese- und Schreibrechte in mehreren Anwendergruppen zu gestatten

Protokollfunktionen: Die Bearbeitungsgeschichte von Dokumenten ist (analog Wikipedia) nach außen hin sichtbar


ARGUS:media ist modular aufgebaut. Zu den Standardmodulen gehören einblendbare Hilfetexte, E-Learning-Komponenten, Feedback-Funktionen zum Kommentieren von Inhalten und ein intelligentes Umwandeln von langen Dokumenten in neu paginierte mehrseitige Dokumente. Ein ›Workflow‹ regelt das Einstellen neuer Dokumente und kann eine Freigabe von ›Kontrollpersonen‹ verlangen. Zudem erlaubt das System, themenbezogene Abschnitte zwischen den verschiedenen Einrichtungen zu importieren und exportieren, so dass doppelte Arbeit und Redundanzen vermieden werden können. Eine Volltextsuche auch auf hinterlegte Word- und PDF-Dateien sowie eine Rundbrieffunktion für Einzelanwender und Anwendergruppen runden das CMS ab.

Die Gleichheit der CMS-Systeme auf der Ebene der Helmholtz-Gemeinschaft ermöglicht zudem den Import ganzer, strukturierter und redaktionell bearbeiteter Teile vom zentralen Datenpool.


Interne und externe Fachinformation online


Die Einbindung von professionellen Fachdatenbanken (z.B. UB Media, WEKA u.a.) erleichtert nicht nur die Aktualisierung der Fachinformation sondern auch die Verständigung der betrieblichen Akteure untereinander. In einem der Forschungszentren, der Gesellschaft für Schwerionenforschung (GSI) in Darmstadt ist zurzeit z.B. eine wissenschaftliche Abteilung der GSI dabei, innerhalb des ARGUS:media-Projektes Werkzeuge für Informations- und Unterweisungsprozeduren für ausländische Wissenschaftler/innen zu entwickeln.


Pluspunkte

Positiv beim ARGUS:media-Projekt hervorzuheben ist die hoheitliche Verwaltung des Informations- und Kommunikationssystems durch die Betriebs- und Personalräte sowie die beteiligten Akteure im Bereich von Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz. Der oftmals vorhandene Flaschenhals der Systemverwalter ist umgangen, eine eigene Zugriffsverwaltung realisiert. Schulungen und Qualifikation werden autonom vorgenommen, Kosteneinsparungen ergeben sich über die gemeinsame Nutzung kommerziell zugekaufter Fachdatenbanken. Und, alle Anwender/innen benötigen keinerlei Programmierkenntnisse, um mit dem System effektiv arbeiten zu können.


Die Vorteile zusammengefasst:

hilft bei der Beschaffung und Verwaltung von Fachinformation und der Realisierung eines systematischen AGU-Managements

Fachinformation für alle Mitarbeiter online

externe Fachinfo HGF-weit ständig aktuell

zielgenaue Info über spez. Fachgebiete

Reduzierung der Informations-Flut

ersetzt Loseblatt- und CD-Sammlungen

professionelle Unterweisungen als Vorlagen (editierbar!)

e-learning und ASM-fähig

ermöglicht jedem Forschungszentrum eine angepasste Lösung unter einem Dach mit eigener "corporate identity"

Begehungen organisieren + verwalten

Flexibilität: Betriebsspezifische Abläufe können berücksichtigt werden

Beste Praxis-Lösungen einbaubar

Ausschussarbeit organisieren + verwalten

Feinstufige Anwenderverwaltung: "Jeder sieht nur, was er darf"

hebt die Qualität und spart Zeit und Geld


Die Erarbeitung und Verbreitung des ARGUS:Media Systems durch die anerkannten betrieblichen Fachgremien führt zu einer guten Akzeptanz und Nutzung, da die Informationen und die Werkzeuge in enger Abstimmung mit den Nutzern erarbeitet, beschafft und weiterentwickelt werden.

In einem frühen Stadium wurde das Projekt der BG Feinmechanik und Elektrotechnik, die für einige der Forschungszentren zuständig ist, präsentiert.

Im Schulungszentrum Linowsee fanden dazu 2 Workshops statt.


Der Vortrag erläutert das System sowie das institutionelle und betriebliche Vorgehen



Darmstadt, 1.9.2005

Andreas Schlossarek

GSI-Darmstadt - BR

nem frühen Stadium wurde das Projekt der BG Feinmechanik und Elektrotechnik, die für einige der Forschungszentren zuständig ist, präsentiert.

Im Schulungszentrum Linowsee fanden dazu 2 Workshops statt.


Der Vortrag erläutert das System sowie das institutionelle und betriebliche Vorgehen



Darmstadt, 1.9.2005

Andreas Schlossarek

GSI-Darmstadt - BR

gen aller Akteure.


Notwendigkeiten

Schon früh wurde erkannt, dass in der HGF mit ihren vielfältigen Forschungsaktivitäten ein systematisches Arbeits-, Gesundheits- und Umweltmanagement von großer Bedeutung ist. Die unterschiedliche Aufgabenstellung, Größe und Struktur der Forschungszentren bringen es mit sich, dass das Niveau und die Systematik im ASM sehr unterschiedlich sind.

Die Verbesserung der Situation durch gegenseitiges Lernen von den Stärken in den jeweiligen Zentren und Angleichung der verwendeten Materialien und Werkzeugen wurde als notwendig erkannt und in gemeinsamen Gremien praktiziert. Dies führte zu dem Gedanken, sich gemeinsam elektronischer Medien als Hilfsmittel zu bedienen und ein eigenes inter- bzw. intranetgestütztes Informations- und Kommunikationssystem zu entwickeln, da in den rechtlich selbstständigen Forschungszentren unterschiedliche CMS vorhanden und diese oft nicht miteinander kompatibel sind.

Deshalb machten sich die Akteure an die Arbeit der Entwicklung eines auf die speziellen Bedürfnisse der betrieblichen Akteure im Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz abgestimmten Content-Management-Systems.

Das besondere an diesem Konzept: Es soll ein zentrales CMS für die gemeinsamen Inhalte auf der Ebene der Helmholtz-Gemeinschaft und ihren entsprechenden Gremien geben. Jedes der 15 Forschungszentren erhält darüber hinaus ein baugleiches, aber nach eigenen Bedürfnissen modifizier- und verwaltbares CMS, das nahtlos in den ›look and feel‹ der zentreneigenen Website integriert werden kann, Wiedererkennung und Akzeptanz sind dadurch erleichtert.


Entwicklung: Anwenderorientiert

Bestandteile eines ›Pflichtenheftes‹ wurden auf drei Workshops mit Sicherheitsfachkräften, Betriebs-/Personalräten und externen Fachleuten erarbeitet und mit dem Programmierer auf Machbarkeit abgestimmt. Ergebnis der Diskussion waren folgende wesentliche Bestandteile:

WYSIWYG: What you see is what you get. Alle Veränderungen an Inhalt und Struktur einer Seite werden sofort sichtbar und – notwendige Rechte vorausgesetzt – freigeschaltet

Mehrsprachigkeit (englisch, deutsch, russisch, schwedisch ..) mit der Option, zukünftig weitere Sprachen zu integrieren

Anwender- und Dokumentengruppen: Rechteverwaltung über Anwendergruppen mit der Möglichkeit, einzelnen Anwendern Lese- und Schreibrechte in mehreren Anwendergruppen zu gestatten

Protokollfunktionen: Die Bearbeitungsgeschichte von Dokumenten ist (analog Wikipedia) nach außen hin sichtbar


ARGUS:media ist modular aufgebaut. Zu den Standardmodulen gehören einblendbare Hilfetexte, E-Learning-Komponenten, Feedback-Funktionen zum Kommentieren von Inhalten und ein intelligentes Umwandeln von langen Dokumenten in neu paginierte mehrseitige Dokumente. Ein ›Workflow‹ regelt das Einstellen neuer Dokumente und kann eine Freigabe von ›Kontrollpersonen‹ verlangen. Zudem erlaubt das System, themenbezogene Abschnitte zwischen den verschiedenen Einrichtungen zu importieren und exportieren, so dass doppelte Arbeit und Redundanzen vermieden werden können. Eine Volltextsuche auch auf hinterlegte Word- und PDF-Dateien sowie eine Rundbrieffunktion für Einzelanwender und Anwendergruppen runden das CMS ab.

Die Gleichheit der CMS-Systeme auf der Ebene der Helmholtz-Gemeinschaft ermöglicht zudem den Import ganzer, strukturierter und redaktionell bearbeiteter Teile vom zentralen Datenpool.


Interne und externe Fachinformation online


Die Einbindung von professionellen Fachdatenbanken (z.B. UB Media, WEKA u.a.) erleichtert nicht nur die Aktualisierung der Fachinformation sondern auch die Verständigung der betrieblichen Akteure untereinander. In einem der Forschungszentren, der Gesellschaft für Schwerionenforschung (GSI) in Darmstadt ist zurzeit z.B. eine wissenschaftliche Abteilung der GSI dabei, innerhalb des ARGUS:media-Projektes Werkzeuge für Informations- und Unterweisungsprozeduren für ausländische Wissenschaftler/innen zu entwickeln.


Pluspunkte

Positiv beim ARGUS:media-Projekt hervorzuheben ist die hoheitliche Verwaltung des Informations- und Kommunikationssystems durch die Betriebs- und Personalräte sowie die beteiligten Akteure im Bereich von Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz. Der oftmals vorhandene Flaschenhals der Systemverwalter ist umgangen, eine eigene Zugriffsverwaltung realisiert. Schulungen und Qualifikation werden autonom vorgenommen, Kosteneinsparungen ergeben sich über die gemeinsame Nutzung kommerziell zugekaufter Fachdatenbanken. Und, alle Anwender/innen benötigen keinerlei Programmierkenntnisse, um mit dem System effektiv arbeiten zu können.


Die Vorteile zusammengefasst:

hilft bei der Beschaffung und Verwaltung von Fachinformation und der Realisierung eines systematischen AGU-Managements

Fachinformation für alle Mitarbeiter online

externe Fachinfo HGF-weit ständig aktuell

zielgenaue Info über spez. Fachgebiete

Reduzierung der Informations-Flut

ersetzt Loseblatt- und CD-Sammlungen

professionelle Unterweisungen als Vorlagen (editierbar!)

e-learning und ASM-fähig

ermöglicht jedem Forschungszentrum eine angepasste Lösung unter einem Dach mit eigener "corporate identity"

Begehungen organisieren + verwalten

Flexibilität: Betriebsspezifische Abläufe können berücksichtigt werden

Beste Praxis-Lösungen einbaubar

Ausschussarbeit organisieren + verwalten

Feinstufige Anwenderverwaltung: "Jeder sieht nur, was er darf"

hebt die Qualität und spart Zeit und Geld


Die Erarbeitung und Verbreitung des ARGUS:Media Systems durch die anerkannten betrieblichen Fachgremien führt zu einer guten Akzeptanz und Nutzung, da die Informationen und die Werkzeuge in enger Abstimmung mit den Nutzern erarbeitet, beschafft und weiterentwickelt werden.

In einem frühen Stadium wurde das Projekt der BG Feinmechanik und Elektrotechnik, die für einige der Forschungszentren zuständig ist, präsentiert.

Im Schulungszentrum Linowsee fanden dazu 2 Workshops statt.


Der Vortrag erläutert das System sowie das institutionelle und betriebliche Vorgehen



Darmstadt, 1.9.2005

Andreas Schlossarek

GSI-Darmstadt - BR

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